Ein Dienstagmorgen in der Personalabteilung: Sophie, die Leiterin der Personalabteilung, sieht durch ihre Glastür, wie ihre Kolleginnen und Kollegen nach und nach eintrudeln. Einige kommen um Punkt 8:00 Uhr, manche etwas später. Sie ist schon seit 7:00 Uhr im Büro. Schließlich ist viel zu tun. Sie nimmt gerade einen Schluck von ihrem Kaffee, als eine E-Mail aufblinkt – und ihr ein Lächeln ins Gesicht zaubert. Der Kaffee kommt ihr jetzt sogar fast lecker vor. Denn in der E-Mail verkündet ihr der Kollege aus der IT feierlich: Das neue elektronische Zeiterfassungssystem ist einsatzbereit!

Sophie ist plötzlich ganz aufgeregt. Sie weiß, dass dies nicht nur für jeden Einzelnen aus der Firma, sondern besonders für ihr Team aus der Buchhaltung einen enormen Vorteil bedeutet. Sie erinnert sich an die mühsamen Stunden, die sie damit verbracht hat, die Daten aus den Stundenzetteln in das Buchhaltungsprogramm zu übertragen – und Linus hat so eine miese Handschrift... Auch die Urlaubsverwaltung war bisher eher ein Papierkrampf als ein geordneter Prozess.  Auf dem Weg zwischen den Abteilungen verschwand auch gerne mal ein Antrag. Doch damit ist jetzt Schluss!

Dank der neuen Software erfassen die Mitarbeitenden ihre Personalzeiten nun elektronisch – mit einem Klick. Und die Daten landen direkt im Buchhaltungsprogramm. Kein manuelles Abtippen mehr, keine Übertragungsfehler, keine verlorenen Stunden. Und Urlaubsanträge werden ganz einfach digital eingereicht und weiterverarbeitet. Sophie kann es kaum erwarten, die Zeit, die sie dadurch einspart, für wichtigere Aufgaben zu nutzen. Zum Beispiel freut sie sich darauf, neue Mitarbeiterprogramme zu entwickeln und – endlich – die neue Karriere-Website zu optimieren. Immer wieder musste sie diese Dinge aufschieben. Obwohl die alte Website wirklich mal aufgehübscht werden muss…

Mit einem breiten Lächeln auf den Lippen macht sich Sophie daran, die Nachricht über die Einführung des neuen Systems an ihr Team weiterzuleiten. Denn sie weiß, dass diese kleine Veränderung einen großen Unterschied machen wird – nicht nur für die Effizienz der Personalabteilung, sondern für das gesamte Unternehmen.

Zugegeben, diese Geschichte ist fiktiv, aber wir sind uns sicher, dass es unzählige Beschäftigte gibt, die ähnliche Herausforderungen haben wie Sophie. Daher haben viele Unternehmen bereits erkannt: In der Geschäftswelt spielt die effektive Zeiterfassung eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Sie hat sich als Schlüsselfaktor etabliert, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Denn eine moderne Zeiterfassungssoftware reicht weit über den traditionellen Stundenzettel hinaus und findet in verschiedensten Anwendungsbereichen ihren Platz. Von der Lohnabrechnung bis zur umfassenden Prozessverbesserung durch Datenanalyse – die Möglichkeiten sind vielfältig.

Die elektronische Zeiterfassung ist also nicht (mehr) nur ein Mittel, um die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen. Gerade in Unternehmen mit vielen verschiedenen Abteilungen und Projektteams hilft Ihnen ein Zeiterfassungssystem zum Beispiel auch, Ihre Ressourcen effektiv zu managen, Überlastungen zu verhindern und damit sicherzustellen, dass Ihr Team die Aufgaben termingerecht erledigt.

Auch werden flexible Arbeitszeitmodelle durch ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem erst möglich. Kaum ein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, auf diesen wichtigen Mitarbeiter-Benefit zu verzichten.

Daher gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von Zeiterfassungsanwendungen und Smartphone-Apps auf dem Markt. Doch was ist die beste Lösung für Ihr Unternehmen? Je nach Mitarbeiterzahl, Unternehmensstruktur und Prozesslandschaft benötigen Sie womöglich besondere Funktionen.

Wir geben Ihnen Tipps, wie sie bei der Wahl der Software bzw. App am besten vorgehen, was sie bedenken müssen und wie die Implementierung erfolgreich wird.

Vorbereitung: Was muss ich vor der Einführung eines Zeiterfassungssystems beachten?

Bevor ein neues Zeiterfassungssystem eingeführt werden kann, sollten Sie sich einige grundlegende Fragen stellen. Nutzen Sie die folgenden Punkte als Orientierung, um intern zu überlegen, was die Software mitbringen muss, damit sie sich optimal in Ihre Prozesse eingliedert.

Mitarbeiterzahl  

Wie viele Mitarbeitende werden die Software nutzen? Grundsätzlich alle oder zum Beispiel nur diejenigen, die nach Stundenlohn bezahlt werden? Auch wichtig: Wie schätzen Sie die Situation in ein paar Jahren ein? Kommen womöglich viele neue Beschäftigte hinzu? Dann ist es besonders wichtig, dass die Nutzerzahlen flexibel erweitert werden können, ohne dass zu hohe Kosten auf Sie zukommen. Oft werden die Kosten für eine digitale Zeiterfassung nach der Anzahl der Nutzer berechnet.

Organisationstruktur

Welche Abteilungen gibt es in Ihrem Unternehmen und wer leitet diese? Es ist sinnvoll, die verantwortlichen Personen der einzelnen Abteilungen in den neuen Zeiterfassungsprozess einzubinden. Vielleicht überlegen Sie an dieser Stelle bereits, welche Ihrer Kolleginnen und Kollegen Sie mit der Verwaltung des Systems betrauen möchten.   

Arbeitsort

Wo arbeiten Ihre Mitarbeitenden? Kommen sie jeden Tag an ihren Arbeitsplatz im Büro oder arbeiten sie zeitweise von zu Hause, unterwegs oder beim Kunden vor Ort? In diesem Fall benötigen Sie mobile Zeiterfassungslösungen wie eine Smartphone-App, Desktopclients oder Webanwendungen, die über den Laptop bzw. das Internet genutzt werden können.

Sie sind ein produzierendes Unternehmen?  Dann sollten Terminals für die Zeiterfassung in den verschiedenen Produktionshallen bereitstehen. Vielleicht gibt es sogar schon Tablets, die Sie hierfür nutzen können. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch bedenken, ob verschiedene Schichtmodelle in der Zeiterfassungssoftware abgebildet werden müssen.

Funktionalitäten

Welche Funktionen soll das Zeiterfassungssystem mitbringen? Möchten Sie ein einfaches Tool „ohne viel Schnickschnack“ oder möchten Sie beispielsweise auch die Effizienz Ihres Projektmanagements verbessern? Die Auswahl eines Systems mit fortschrittlichen Analysewerkzeugen ermöglicht es Ihnen, Arbeitszeiten zu optimieren, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Leistung Ihres Teams zu maximieren.


Auftragszeiterfassung

Einige Zeiterfassungssysteme bieten neben der Personalzeiterfassung auch die Möglichkeit, Auftragszeiten zu erfassen. Wenn Sie sowieso auf der Suche sind nach einer Software, mit der sie Ihre erbrachten Leistungen sicher dokumentieren können, bietet es sich an, ein System zu wählen, das beide Funktionalitäten abdeckt.


Urlaubsverwaltung

Darüber hinaus können Sie mit einigen Systemen auch das Verfahren zur Urlaubsverwaltung abbilden. Falls Sie noch mit Anträgen in Papierform arbeiten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, das Verfahren zu überdenken. Die Lösung bildet bestenfalls den kompletten Workflow ab: von der digitalen Antragsstellung über die Prüfung bis zur Genehmigung / Ablehnung. 


Schnittstellen zu anderen Programmen

Auch gibt es Möglichkeiten, das Zeiterfassungssystem über Schnittstellen mit anderen Anwendungen zu verbinden. Klassische Beispiele hierfür sind Verbindungen zum Lohnabrechnungsprogramm oder ERP-System. Dann erfolgt ein automatischer Datenabgleich, der ein manuelles Abtippen von Zahlen und Daten überflüssig macht. Übertragungsfehler gibt es dann natürlich auch nicht mehr.
 

NFC-Chips

Um Ressourcen zu sparen und direkt mehr Akzeptanz für das neue Verfahren zu erzeugen, können Sie überlegen, an welcher Stelle Sie bereits NCF-Chips einsetzen. Oft finden diese bei elektronischen Schließanlagen, Alarmanlagen oder auch bei der Freigabe von Druckaufträgen Anwendung. In den meisten Fällen können Sie bestehende Chips auch für Ihre elektronische Zeiterfassung nutzen.
 

Implementierungsdauer

Wie sieht es zeitlich bei Ihnen aus? Möchten Sie möglichst schnell eine neue Lösung einführen? Dann sollten Sie auf ein System setzen, das nicht bei Ihnen vor Ort installiert, sondern als Online-Dienst angeboten wird. Die Einrichtung dauert dann nur ein paar Tage – je nach Komplexität Ihrer Anforderungen.

Erfolgreiche Einführung: Tipps für einen gelungenen Start Ihres Zeiterfassungssystems

Sie haben sich für ein Software entschieden, mit der Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen wollen? Dann sollten Sie bereits während der Implementierungsphase Ihr Team mit ins Boot holen.


Transparent kommunizieren

Bevor das Zeiterfassungssystem allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird, ist es entscheidend, eine klare und transparente Kommunikation zu gewährleisten. Hierbei ist es essenziell, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen verstehen, dass die Einführung einer digitalen Zeiterfassung nicht dazu dient, ihre Arbeit zu überwachen, sondern vielmehr dazu, den Betrieb effizienter zu gestalten und Raum für persönliche und berufliche Entwicklung zu schaffen.


Mitarbeitende schulen

Bieten Sie Schulungen an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Software problemlos nutzen können. Erklären Sie, wie die Anwendung die tägliche Arbeit erleichtert und welche Schnittstellen und nützliche Funktionen für sie bereitstehen. So stellen Sie sicher, dass Prozesse auch wirklich optimiert werden und Ihr Team nicht am neuen System „vorbeiarbeitet“ wird. Wenn Sie die wichtigsten Aspekte verschriftlichen, können Sie auch neue Mitarbeiter schnell einarbeiten.


Feedback einholen

Ermutigen Sie Ihre Beschäftigten, Feedback zu geben, und nutzen Sie dies, um Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Dies fördert die Partizipation und zeigt, dass ihre Meinungen geschätzt werden. Denken Sie daran, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen diejenigen sind, die am besten verstehen, wie das System ihren Arbeitsalltag beeinflusst.

Fazit

Die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Durch die Auswahl einer passenden Lösung und eine transparente Kommunikation können Unternehmen einen reibungslosen Übergang gewährleisten und die Vorteile der Zeiterfassung in vollem Umfang nutzen.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, schnell und kostengünstig ein Zeiterfassungssystem einzuführen, von dem Ihr ganzer Betrieb profitiert. Wenden Sie sich für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch einfach an unsere Experten aus der Anwendungsentwicklung. Christian Clemens und Stephan Streuer freuen sich, von Ihnen zu hören.