July 2021

Zeiterfassung

Pflicht für jeden Arbeitgeber?

Lesezeit: 4 Minuten

Es ist schon über zwei Jahre her, dass der europäische Gerichtshof (EuGH) über eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung geurteilt hat. Aufgrund der Corona-Pandemie wurde die Umsetzung dieses Urteils in deutsches Recht aber immer wieder aufgeschoben.

Besonders in Zeiten, in denen die Arbeit im Homeoffice zur „neuen Normalität“ geworden ist, ist dieses Thema jedoch brandaktuell. Denn gerade hier fehlt es oft an einer zuverlässigen Aufzeichnung der Arbeitszeiten – und Überstunden müssen auch gemäß der deutschen Gesetzgebung jetzt schon nachweisbar dokumentiert werden (siehe § 16 (2) Arbeitszeitgesetz (ArbZG).

Wie kam es zu dem EuGH-Urteil?

Das Urteil des europäischen Gerichtshofes, alle Arbeitgeber aus den Ländern der europäischen Union zu verpflichten, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen systematisch aufzuzeichnen, kam durch einen Rechtstreit in Spanien zustande. Die spanische Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) unterstellte (mit der Unterstützung von vier weiteren Gewerkschaftsorganisationen) der „Deutschen Bank SAE“, ihre vereinbarten Arbeitszeiten nicht immer einzuhalten. Es wurde eine Verbandsklage erhoben. Am 14. Mai 2019 entschied der europäische Gerichtshof schließlich, die Arbeitszeiterfassung als verpflichtend zu erklären.

Grundlage für das Urteil stellen die europäische Charta und die Arbeitszeitrichtlinie des EU-Parlaments aus dem Jahr 2003 dar. Hiernach gebe es ein Grundrecht der Arbeitnehmer*innen auf Einhaltung der wöchentlichen Maximalzeiten und täglichen Ruhezeiten. Demnach reiche es nicht aus, die genaue Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag nachzuweisen, auch die genaue Verteilung am Tag müsste erfasst werden.

In welcher Form müssen die Arbeitszeiten erfasst werden?

Der europäische Gerichtshof hat sich in der Ausgestaltung bewusst Spielraum gelassen. Nun kommt es darauf an, wie die Mitgliedsländer der EU und so auch Deutschland die Form der Zeiterfassung gesetzlich festlegen werden. Bisher gibt es noch verschiedene Möglichkeiten: von Stundenzetteln, über mobile Apps bis hin zu Zeiterfassungsterminals. Für viele am attraktivsten und zukunftsfähigsten sind natürlich Formen der digitalen Zeiterfassung. Denn wer will heutzutage wirklich noch einfache „Zettel“ ausfüllen – geschweige denn entziffern?

Da es sich bei den Daten zur Arbeitszeit um personenbezogene Daten handelt, muss die Verarbeitung der Daten natürlich den Anforderungen der DSGVO gerecht werden. Eine professionelle Lösung kann hier bereits die erforderlichen Rahmenbedingungen an Datensicherheit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit liefern.

Geht durch Kontrolle nicht das Vertrauen verloren?

Einige Arbeitnehmer*innen haben vielleicht die Befürchtung, durch eine Zeiterfassung kontrolliert zu werden. Sie bewerten Zeiterfassung als Zeichen fehlenden Vertrauens. Vertrauensarbeit hat jedoch oft die Konsequenz, dass Mitarbeiter*innen um einiges mehr arbeiten, als sie eigentlich müssten. Dies führt zu undokumentierten Überstunden.

Durch die zuverlässige Erfassung der Arbeitszeit kann stattdessen eine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Privatleben gezogen werden. Außerdem fällt der Faktor Vertrauen nicht gänzlich weg: Schließlich muss der Arbeitgeber immer noch darauf vertrauen, dass sich die Arbeitnehmer*innen zu den reellen Zeiten aus- und auch wieder einbuchen.

Kann aus der Pflicht eine Kür werden?

Ein Teil der Arbeitgeber sieht die Zeiterfassung womöglich als weitere „nervige“ gesetzliche Verpflichtung an. Jedoch kann auch eine Reihe von Vorteilen daraus gezogen werden, sodass Unternehmen sogar von einer Zeiterfassungslösung stark profitieren können – wenn eine auf den Betrieb zugeschnittene, intelligente Lösung genutzt wird.
 

Verbesserung der Unternehmenssteuerung

  • durchgehender Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen
  • erleichterte Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • kein umständliches Berechnen mehr
    • alle Daten werden digital bereitgestellt
  • Prozessoptimierung und daraus resultierende Kosteneinsparung
  • Einhaltung der Arbeitszeiten, Erkennen von Überstunden
  • strukturierteres, organsierteres Angehen von Projekten

 

Optimiertes Zeitmanagement

  • effiziente Zeitnutzung
  • Identifizierung unnötiger Aktivitäten
  • klarere Einschätzung von Arbeitsaufwand
  • Schaffung täglicher Routinen und Gewohnheiten

 

Optimierung der Projektplanung und /-abrechnung

  • genauere Projektplanung und Auftragskalkulation
  • Kundenabrechnungen können transparent dargestellt werden
  • Schnittstellen unterstützen den Abrechnungsprozess und fördern die digitale Verwaltung
  • Verbessertes Urlaubsmanagement durch übersichtliche Darstellung der abwesenden Mitarbeiter*innen

 

Zufriedenheit im Team

  • Steigerung des Vertrauens zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber
  • Verbesserung des Betriebsklimas durch faire Abrechnung der Löhne und / oder Ausgleichszahlungen
  • Vorbeugung von psychischen Erkrankungen: eine Überbelastung kommt häufiger vor, wenn Mitarbeiter*innen in Eigenverantwortung ihre Zeiten einteilen.
  • Ermöglichung von flexiblen Arbeitszeitmodellen, unabhängig vom Standort
  • bessere Nachweisbarkeit der Arbeit im Homeoffice

 

Fazit

Es wird deutlich, dass die Zeiterfassung tatsächlich viele Vorteile mit sich bringen kann. Durch Nutzung einer professionellen, digitalen Lösung kann sich Zeitmanagement, Flexibilität und Arbeitsatmosphäre im Unternehmen enorm verbessern. Anders als häufig befürchtet, verbessert sich sogar das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*in. Es können neue Chancen entdeckt und ergriffen werden, sodass eine ausgewogene Work-Live-Balance für alle Mitarbeiter*innen entsteht und sogar psychischen Erkrankungen durch Überbelastung vorgebeugt wird.


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Gerne stehen wir Ihnen für Fragen und den Umsetzungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wenden Sie sich hierfür einfach an unsere Experten für Anwendungsentwicklung von ITM solutions: Christian Clemens und Stephan Streuer.

 

Hinweis: Hiermit erläutern wir Ihnen Generelles zum Thema „Zeiterfassung“. Dies stellt keine Rechtsberatung dar. Wir waren darauf bedacht, die Inhalte möglichst einfach darzustellen. Der Artikel erhebt daher keinen Anspruch darauf, die rechtliche Sachlage zu 100% korrekt und in allen Details abzubilden. Individuelle Sachverhalte können nur unter Einbezug eines Anwalts rechtlich geklärt werden.